証憑とは？知っておきたい経営基礎知識

証憑とは領収書や請求書などの『取引の証拠』を指すもので、正しい経営判断や税務対応に欠かせない書類です。
証憑の扱いを誤ると、経費計上が認められない・税務調査で指摘を受けるなど、経営上のリスクにつながることもあります。さらに、近年は電子帳簿保存法やインボイス制度の影響で、証憑の管理はより複雑化してきました。

本記事では経営者の視点から「証憑とは何か」「どのように管理すべきか」を分かりやすく解説します。

証憑とは？具体的な意味と役割

会計や経理の現場では「証憑」という言葉が頻繁に登場しますが、証憑は単なる経理資料ではなく「会社の取引の信頼性を証明する書類」です。
銀行融資や監査対応の際にも、証憑の整理状況は、経営の透明性を測る指標としても重視されます。まずは、証憑とはそもそも何か、基本的な定義や会計業務における役割を解説します。

証憑の定義

証憑とは、取引の事実を証明するための書類です。
たとえば、商品を購入した際の請求書や領収書、取引先との契約書など、取引内容や金額の裏付けになる証拠資料がこれにあたります。

経理・会計業務における役割

経理担当者は、証憑をもとに帳簿に記録し、会社の取引を正確に把握・管理します。
証憑は、税務署からの問い合わせや監査への対応にも欠かせないため、正確に保管し、必要なときにすぐに提示できる状態にしておきましょう。

証憑と領収書の違い

「領収書＝証憑」と捉える方もいますが、厳密には証憑の一部です。
証憑には領収書だけではなく、請求書や納品書、見積書なども含まれ、多様な書類の総称と理解しておくとよいでしょう。

証憑の具体例｜どんな書類が該当するか

証憑の意味や役割がわかったところで、次に気になるのは「実際にどんな書類が証憑にあたるのか」という点ではないでしょうか。
ここでは、日々の業務で目にする具体的な書類を例に、証憑の種類と特徴を整理していきます。

証憑に該当する書類は、主に以下のようなものがあります。

請求書：取引先からの請求内容を確認できる書類
領収書：支払いや受領が完了したことを証明する書類
納品書：納品した内容と数量を確認する書類
見積書：取引前に提示された金額と条件の記録
契約書：業務や売買などの取引に関する合意内容
注文書・発注書：取引の申し込みを記録した書類
銀行振込明細・通帳のコピー：支払いの裏付けとなる記録

契約書や見積書は、取引状況を確認するうえでトラブル防止にも役立ちます。
また、通帳や振込記録は、資金繰りやキャッシュフローの分析にも欠かせません。

証憑の保存ルールと注意点

証憑の保存ルールを誤ると、経費が認められず追徴課税の対象になることも。書類の保管は「経理部の仕事」と捉えず、経営リスク管理の一部として考えることが重要です。
さらに電子化が進む現在では、紙と電子で保存要件が異なる点に注意が必要です。この章では、保存期間の目安や保存方法、そして電子帳簿保存法の対応ポイントを解説します。

証憑の保存期間

証憑の保存期間は税法上のルールで定められており、個人事業主と法人とで一部異なります。

■個人事業主の場合
個人事業主の場合、青色申告と白色申告とで保存期間が異なります。

・帳簿書類の保存期間（青色申告）

保存が必要なもの			保存期間
帳簿	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など		7年
書類	決算関係書類	損益計算書、貸借対照表、棚卸表など	7年
	現金預金取引等関係書類	領収証、小切手控、預金通帳、借用証など	7年※
	その他の書類	取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など）	5年

※前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年
・雑所得を生ずべき業務を行う方で、前々年分のその業務に係る収入金額が300万円を超える方は、現金預金取引等関係書類を５年間保存する必要があります。
・消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等や、適格請求書発行事業者として交付した適格請求書の写し及び提供した電磁的記録については、上記に関わらず７年間保存する必要があります。
適格請求書等保存方式（インボイス制度）については、「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」参照

・帳簿書類の保存期間（白色申告）

保存が必要なもの		保存期間
帳簿	収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
帳簿	業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	5年
書類	決算に関して作成した棚卸表その他の書類	5年
書類	業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類	5年

・雑所得を生ずべき業務を行う方で、前々年分のその業務に係る収入金額が300万円を超える方は、現金預金取引等関係書類を５年間保存する必要があります。
・消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等や、適格請求書発行事業者として交付した適格請求書の写し及び提供した電磁的記録については、上記に関わらず７年間保存する必要があります。
適格請求書等保存方式（インボイス制度）については、「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」参照

出典：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

■法人の場合
原則、法人税法では7年間の保存が必要です。一方、会社法では会計帳簿などの保存期間は10年間とされています。そのため、実務上はより長い10年間で管理するケースが一般的です。また、欠損金の繰越控除などがある場合は、法人税法上も10年間の保存が求められることがあります。
出典：国税庁「帳簿書類等の保存期間」

保存方法

証憑は紙のまま保存する場合と電子データとして保存する場合で、保存方法や法的要件が異なります。

・紙での保存
従来どおり原本をファイルで管理し、帳簿とあわせて保存する方法です。税務調査の際に原本の提示が求められることがあります。

・電子データでの保存
スキャナで読み取った証憑や、メールで受け取ったPDF形式の領収書などを電子データとして保存する場合には、「電子帳簿保存法」に準拠した管理が必要になります。具体的にはタイムスタンプの付与や検索性の確保など、一定の要件を満たさなければなりません。

電子帳簿保存法に対応するための実務ポイント

証憑を電子データで保存する場合は「電子帳簿保存法（電帳法）」への対応が必要です。紙の保存と異なり、一定の技術的・運用的な要件を満たすことが義務付けられています。
以下は、電子帳簿保存法における主な対応ポイントです。

・スキャナ保存の場合
紙の領収書や請求書をスキャンして電子保存する場合、かつてはタイムスタンプの付与が必須でしたが、現在はタイムスタンプに限らず、訂正削除ができないクラウドサービス等の利用でも要件を満たすことができます。
その他にも保存データの検索機能（取引年月日や金額などを検索できること）の確保も必要です。

・電子取引データの保存の場合
メールで受領したPDF形式の請求書やクラウドサービス経由の取引データは「電子取引」に該当します。
これらは紙への印刷保存は不可となり、電子のまま保存する義務があります。加えて検索機能や改ざん防止措置など、スキャナ保存と同様の要件が求められます。

ポイント
これらの要件をすべて手作業で満たすのは経理担当に大きな負担がかかります。そこで、電子帳簿保存法に準拠したクラウド会計ソフトやクラウドストレージの活用が現実的かつ、効率的な解決策となるでしょう。

インボイス制度の影響で管理が複雑化

2023年10月に開始したインボイス制度により、消費税の仕入税額控除には「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になりました。従来の証憑管理よりも確認項目が増え、証憑の管理体制の見直しが急務となっています。

証憑管理の現場の課題とは？

法令に従って証憑を保存し続けることは重要ですが、実際の現場では管理に手間がかかることが多いのが実情です。
「紙の書類がどこにあるか分からない」「ファイル整理に時間がかかる」「人件費・保管コストがかさむ」といった課題は、経理担当者だけではなく経営にも影響します。この章では、日々の業務で生じがちな証憑管理の実務上の課題を整理し、改善の方向性を考えてみましょう。

①紙の証憑は紛失リスクがある
紙で保管していると紛失・破損・劣化のリスクがあります。証憑類を紛失すると、経費証明ができず、損失につながります。

②ファイルの整理や保管スペースの確保、仕分け等が手間
証憑は、日々の取引で膨大な量になります。その整理や保管に時間や人手を取られることで、経理担当者だけではなく、組織全体の業務効率を下げる要因になります。
また、紙の保管スペースの確保や、仕分け作業にかかる人件費も無視できません。

③ペーパーレスの流れに対応できない
DX化が進む中で、紙ベースの管理は非効率かつ時代遅れになりつつあります。経理業務のデジタル化が急務である一方、システム導入のハードルや、新システムを使いこなせるかどうかの不安で、対応が進まないケースも多いです

クラウド会計で証憑管理はどう変わる？

証憑管理の課題を根本から解決する方法のひとつが、「クラウド会計ソフトの活用」です。具体的には、以下のようなメリットがあります。

・AI-OCR機能で紙の証憑を自動読み取り、仕訳化
スマホやスキャナで取り込むだけでデータ化・登録が完了します。手作業で起こりやすい転記ミスを防ぎ、信頼性の高い会計データを維持できます。

・電子帳簿保存法に準拠した形式で保存が可能
訂正削除ができないもしくはタイムスタンプの付与や、検索性の要件にも対応。複雑な法令対応も専門知識不要で対応できます。

・クラウドストレージで一元管理、検索が簡単
紙の保管スペース不要でコスト削減。さらに書類の紛失や誤廃棄を防ぐことで、コンプライアンス体制を強化できます。

・インボイス制度対応の適格請求書の識別、管理が可能
経理業務の手間を減らし、税務調査にもスムーズに対応できます。

・会計データと証憑がリアルタイムに連携
最新の数値をもとに、経営状況を即座に把握し、的確な判断を行えます。

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株式会社シスプラ
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