電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、電子文書の保存に関してツールの導入など検討している企業も多いでしょう。電子文書でのやりとりが増えたことで業務も便利になっていますが、電子文書には「改ざんされやすい」という点もあります。そこで正確性や安全性を確保するために「タイムスタンプ」という技術があります。
2022年の改正ではタイムスタンプの要件が緩和され、導入を考える方も多いと思います。ただ、タイムスタンプを利用した方が安全なのは理解できますが、利用にはコストも掛かります。
本ページでは電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの仕組みなどを解説しております。今後の業務の中で本当にタイムスタンプにおける証明が必要なのか。導入時の検討に役立てればと思います。
目次
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは
タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。
つまり電子帳簿保存法におけるタイムスタンプは、証憑類（電子データ）が原本であることを示し、電子データが改ざんされていない物だと証明する役割です。
タイムスタンプの付与を行う企業は複数ありますが、代表的なところだと一般社団法人日本データ通信協会の承認を得た時刻認証業務認定事業者でもある下記企業です。
・三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
・アマノ株式会社
タイムスタンプについての要件がどう変わったか
2022年に施行された電子帳簿保存法の改正ポイントは以下です。
- ●電子取引における書面による保存の廃止
これまでデータで受け取った書類を紙に印刷しての保存が認められていましたが、データで受け取った書類や電子的に発行した書類の紙保存が認められなくなりました。 - ●事前承認手続きの廃止
電子帳簿保存、スキャナ保存は電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、2022年1月以降は手続きが不要となりました。 - ●スキャナ保存の適正事務処理要件の廃止
これまで相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等が必要でしたが、不要となりました。 - ●罰則の強化
スキャナ保存や電子取引に関して国税関係書類のデータが隠蔽や仮装された事実があった場合、それによって生じた申告漏れに対して重加算税が10％加重されます。 - ●検索要件の緩和（電子帳簿保存、スキャナ保存、電子取引）
①検索要件の記録項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先」に限定検索要件の記録項目が3件のみに限定されました。さらに②③については税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合不要となります。
②日付か金額の範囲指定により検索できる
③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できる※令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しで判定期間における売上高が5,000万円以下（現行：1,000万円以下）である保存義務者は、電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力され、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものに限る。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合、検索要件は不要になりました。 - ●タイムスタンプの要件が緩和
電子取引・スキャナ保存ではタイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約２か月と概ね７営業日以内に変更となりました。
加えて電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができる場合は、タイムスタンプが不要です。
以上のようにタイムスタンプの要件など緩和され、取り組みやすくなりました。その一方で電子取引の義務化や、違反による罰則の強化も行われたので注意が必要です。
タイムスタンプの費用は？無料で使える？
タイムスタンプを付与するタイプの電子帳簿保存法対応ツールは高額なケースが多く、初期費用に加えて月額利用で数万円になることもあります。
また、タイムスタンプの付与が従量課金制の場合、1枚10円程のコストもプラスする可能性があるので、メーカーに確認したほうがいいでしょう。
中にはタイムスタンプを無料で付与できるツールが無いかお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、Acrobat ReaderやMicrosoftoffice製品を利用することでタイムスタンプを付与することは可能です。ただし、対応ファイル形式の制限や外部企業のタイムスタンプを利用すると有料になる等もあるので事前に費用や電子帳簿保存法の要件をクリアしているか確認が必要です。
タイムスタンプを利用するメリット・デメリット
次にタイムスタンプを導入するメリット・デメリットを考え、自社に必要なツールか考えてみましょう。
メリット
- 簡単操作でデータの正確性が担保される
- ペーパーレスに繋がる
- ツールによってはリモートでも対応できる
デメリット
- コストがかかる、価格が高い
- 電子データ保存ツールとタイムスタンプの互換性
- 定められた期間内に対応しないといけない
タイムスタンプの導入によるメリット・デメリットを挙げてみました。電子文書での安全な保存が担保され、書類紛失といったリスクも軽減されますが、デメリットもあるので実際の会計業務とも照らし合わせた上での判断が重要となります。
場合によってはタイムスタンプ以外の対応も検討を
電子帳簿保存法の対応にタイムスタンプは必ず必要なのでしょうか？先述の通りスキャナ保存・電子取引の要件が緩和され必須ではなくなりました。証憑類の電子データの訂正・削除の履歴が残るまたは訂正・削除ができないクラウドシステム等や訂正・削除の防止に関する事務処理規程を利用すればタイムスタンプの付与は不要になります。
例えばタイムスタンプを付与するツールは予算的に厳しいという場合は、データの訂正・削除ができないシステム等の利用も検討してみましょう。
タイムスタンプ導入については具体的な業務と検討
これまでの解説で電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役割や、タイムスタンプは必須ではない事が分かったかと思います。タイムスタンプの導入を決定する前に、業務担当者に具体的な業務やどのようなツールを必要とされているかを事前にヒアリングし、システム導入の目的を明確にしてから検討しましょう。
全ての電子データにタイムスタンプを付与していてはかなりのコスト増が見込まれますし、場合によっては上長における承認制度などの規定も用意する必要があるでしょう。
単純にツールを導入するだけではなく業務の安全性と効率化のバランスを考えて組み込まないと結局ツールが使われなくなり、手間だけが増え以前よりも不便になってしまう可能性もあります。
電子帳簿保存法の対応はKEEPER Clubにおまかせ
株式会社シスプラのKEEPER Clubはクラウド証憑保管ツール「DeNCHO」、仕訳入力ツール「KiCHO」、クラウド財務分析ツール「CHOBO」予実管理ツール「YOJiTSU」の4つのクラウドツールで構成された統合型クラウド財務管理システムです。
DeNCHOは訂正・削除ができない事に加え、NTPサーバ（ネットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ）と同期したクラウドサーバを利用することで、保存日時の正確性が客観的に担保されています。そのためタイムスタンプを使用しなくても、電子帳簿保存法に対応したシステムとなっています。
また、KEEPER Club内のシステムでデータを共有するだけで電子保存した証憑データから仕訳を自動作成も可能になります。会計業務が効率化すること間違いなしです。
まとめ
・タイムスタンプとはデータが改ざんされていない正確性を証明する技術
・2022年の改正電子帳簿保存法でタイムスタンプの要件が緩和
・タイムスタンプには文書の正確性を担保する等のメリットもあるが、高コストといったデメリットもある
・訂正、削除の履歴が残るまたは訂正、削除ができないクラウドシステム等や、訂正、削除の防止に関する事務処理規程があれば、タイムスタンプの付与は必須ではなくなる
・タイムスタンプの導入を検討する前にどのように利用するかを明確にすると失敗しない
