会計事務所向け｜顧問先に伝えるべき電子帳簿保存法の対象書類と運用アドバイス

2024年1月の宥恕措置終了以降、電子帳簿保存法への対応について顧問先からの質問や相談が増えていませんか？「どの書類が対象になるのか？」「どのように保存すればよいのか？」といった基本的な疑問に答えられることは、会計事務所としての信頼性に直結します。
本記事では、電子帳簿保存法の基本的なポイントや対象書類、そして顧問先にすぐに案内できる運用アドバイスをわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは？改正のポイントをおさらい

電子帳簿保存法とは、企業や個人事業主が税務に関係する帳簿書類などを電子データとして保存できるようにする法律です。特に注目されたのは、2022年1月1日施行の改正で、「電子取引のデータ保存」が義務化された点です。

しかし、当初は中小企業や個人事業主の準備が間に合わないことを考慮し、2023年12月31日までは、「宥恕（ゆうじょ）措置」として、一定条件下で書面による保存も認められていました。この宥恕措置は2024年1月1日をもって終了し、現在ではほぼ全ての法人・個人事業主に「電子取引のデータ保存」が義務付けられています。顧問先の中には対応が遅れているケースも見受けられますが、対応を怠ると、青色申告の承認取り消しや推計課税・追徴課税などの罰則を受ける可能性があります。また、会社法に基づく過料の対象となる場合もあるので、注意が必要です。
電帳法への対応に消極的な顧問先には、こうしたペナルティについても丁寧に説明し、対応の重要性を理解してもらうようにしましょう。

令和7年税制改正による最新ポイント：

令和7年税制改正大綱では、電子帳簿保存法に関連するいくつかの見直しが行われました。

・電子取引データ保存に関する罰則の緩和
国税庁長官が定める基準に適合したシステム（訂正・削除履歴が残る、または削除ができない仕様）を使用している場合、重加算税10%加重の対象から除外されるという新しい制度が設けられました。
・青色申告特別控除の適用要件緩和
同様に、上記基準に適合した電子帳簿保存対応システムを使っている場合、65万円の青色申告特別控除の適用要件を満たすものとする措置も講じられています。

このように、適切な電子帳簿保存法対応システムの導入は、税務コンプライアンスだけではなく節税面にも効果があるため、顧問先への案内は重要な業務のひとつです。

電子帳簿保存法の対象書類と保存方法

顧問先から「どの書類が対象になるのか？」という質問はよく寄せられるものです。電子帳簿保存法では、対象となる書類を以下の３つに分類しています。

国税関係帳簿

仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、仕入帳など、取引や資金の流れを記録する帳簿類
国税関係書類

請求書、領収書、契約書、納品書、注文書、送り状、決算関係書類など、取引や決算に関する証憑類全般
電子取引の取引情報

メール本文に記載された請求書・注文書や、Webサイト・クラウドサービス経由で受け取ったPDF形式の領収書など、「紙を介さず電子的にやり取りされた取引データ」

電子帳簿保存法の対象書類

これらの保存対象は、「紙でやり取りされたか」「電子データか」「作成者が自社かどうか」などで保存方法も異なります。顧問先が業務で取り扱っている書類を整理し、それぞれの分類と対応を明確にしておくことが、スムーズな運用への第1歩です。

電子帳簿保存法対象書類の保存方法

電子帳簿保存法で分けられた保存区分ごとに、保存要件と対応レベル（義務か任意か）は異なります。顧問先には以下のように説明するとスムーズです。

電子帳簿等保存（任意）
会計ソフトなどで作成した帳簿や決算書類を、そのままデータとして保存する方法です。
帳簿の電子作成に慣れている事業者にとっては導入しやすい区分ですが、要件（真実性・可視性）を満たすことが条件です。
スキャナ保存（任意）
紙で受け取った請求書・領収書などをスキャンして画像データとして保存する方法。
スキャン日やスキャンした担当者の記録、解像度など一定のルールに従って保存する必要があります。
電子取引（義務）
メールやクラウドで受け取った請求書・領収書などの電子データは、必ず電子データのままで保存しなければなりません。
紙に出力して保存するだけでは要件を満たさないため、保存形式や保存環境の整備は急務です。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法の「運用アドバイス」

制度の趣旨を理解していても、実際に運用に落とし込むとなると、顧問先には次のような課題が生じがちです。
・社内フローが複雑すぎて形骸化しやすい
・担当者によって運用がブレる
・保存ルールや保存先が明確でなく、確認に手間がかかる

こうした状況が続くと、「忙しくて後回しになっている」「ルールはあるが守られていない」といった状態に陥りやすくなります。
これらを防ぐためには、会計事務所として次のようなアドバイスが効果的です。
・運用マニュアルの整備
作業内容をマニュアルとして共有することで、担当者を限定せずに業務を回せます。結果として、属人化を防ぎ、ミスの予防にもつながります。

・社内研修の実施
実際の操作を交えた研修を行うことでパソコンスキルの差が埋まり、電子帳簿保存法における社員の理解も深まります。

・無理にペーパーレスを進めない
電子帳簿保存法への対応＝すべてを一気にペーパーレス化というわけではありません。
顧問先の業務量やITリテラシーに応じて、まずは電子取引データの保存対応から始めるなど、段階的な導入を提案することも大切です。

・各部署と連携を図り無理のない運用を検討する
経理部門だけではなく、現場部門や管理部門とも連携し、実際の業務フローを確認したうえで運用を設計することが重要です。
作業担当者の負担が過度に増えない形で進めることで、制度対応が定着しやすくなります。

・ツールの導入提案
制度対応を人手だけでカバーしようとすると、どうしても限界があります。
操作が分かりやすく、既存の業務フローに組み込みやすいツールを選定することで、運用の負担を大きく軽減できます。

とくに「今使っている会計ソフトと連携できる」クラウドサービスであれば、顧問先の手間や混乱も最小限に抑えられます。