2022年（令和4年）1月1日より電子帳簿保存法の改正により電子取引における電子保存が義務化されました。本サイトでは義務化された電子取引を、具体的にどう対応すればいいか解説していきます。
※この記事は2023年(令和5年)時点の税制改正の内容に基づいて作成しています。
電子帳簿保存法ガイド 目次
電子帳簿保存法への対応 ～電子取引編～
まずは電子取引から始めよう
電子取引とは電帳法で定められた保存方法のひとつで、電子メール等で授受した取引関係書類をデータで保存することを指します。2024年（令和6年）1月から全ての事業所において電子取引のデータ保存が義務化されます。そのため電子帳簿保存法の対応をどこから手を付けたらいいか分からない場合は、まず義務化された電子取引から準備することをオススメします。
電子取引にあたるケース電子取引の対応準備は自社で存在する電子取引を把握するために、現状の取引内容の洗い出しから始めましょう。
・Webサイトからダウンロードした請求書・領収書（PDF等）
・ペーパーレスFAXで受信した請求書や見積書（PDF等）
・請求書や領収書を記録媒体に保存した状態で受取ったDVD等のデータ
・クラウドサービスを利用して発行した電子請求書や電子領収書
電子取引の保存要件とは？どう改正した？
電子取引の対象が分かったところで、電子取引が法改正でどう変更されたかポイントを紹介します。
・検索要件が緩和
改正前は範囲指定及び項目を組み合わせ条件を設定できる機能が必須でしたが、税務調査時にデータダウンロードの求めに応じる場合は、これらの機能が不要になりました。また、検索要件も「取引年月日」「取引金額」「取引先」のみに限定と、大幅に緩和されました。 ・タイムスタンプ要件が緩和
タイムスタンプの付与期間が、最長約２か月と概ね７営業日以内に延長されました。 さらにデータの訂正・削除を行えないもしくは訂正・削除の履歴が残るクラウドサービス等を利用した場合はタイムスタンプが不要になりました。 ・罰則の強化
電子取引の取引情報データに対して隠蔽や改ざんをした場合は、通常課される重加算税の金額に、さらに10％加重と罰則が強化されました。
まとめると電子取引は以下の表に記載された要件を満たした環境で、データ保存する必要があります。
電子帳簿保存法のタイムスタンプとは
真実性の要件の対応方法に記載されているタイムスタンプについて解説します。タイムスタンプの意義は、次の2つです。
■タイムスタンプに刻印された時刻以前に、データが存在していたことを証明
■タイムスタンプの刻印以降に、データが改ざんされていないことを証明
つまりタイムスタンプとは、付与するだけでデータの存在と非改ざんを証明できるツールです。
タイムスタンプシステムの利用には、注意点がいくつかあります。法改正により付与期間が伸びたものの、付与し忘れが無いよう、きちんと業務フローや担当者を決める必要があります。また、タイムスタンプの付与は業務処理サイクルの期間内に行う必要があるので、付与タイミングには注意が必要です。
②互換性
タイムスタンプを付与する際は、一般財団法人日本データ通信協会に認定されているTSAとの契約が必要です。認定タイムスタンプでも、メーカ間の互換性は不明なので、予めメーカーにシステム乗換時にデータの取り扱いがどうなるか聞いておきましょう。
③費用がかかる
タイムスタンプシステムの費用はメーカーごとにバラつきがありますが、数千円～30万円の初期費用に加え、数千円～数万円の月額費用が相場です。
コストをかけずに運用する場合は、事務処理規程を備え付けるか、比較的安価なデータを改竄/削除できないシステムの採用を推奨します。
電子取引はExcelで対応できる？
普段使っているツールで電帳法対応の対応ができないだろうか？と、お考えの方も多いと思います。身近なツールですとExcelで保存要件の「検索性の確保」については満たせます。
やり方は画像の通りに連番（ファイル名）・日付・金額・取引先などの情報を一覧表に作成し、テーブル機能やフィルター機能を使い索引簿を作成するだけでOKです。
国税庁ホームページにもExcelなどを使った対応方法は記載されていますが、取引先などが多い、ある程度の規模の企業では現実的とは言いにくいです。特定のパソコンにフォルダ保存しExcelに記載するのは手間がかかりますし、入力ミスなどのヒューマンエラーも予想されますので、何かクラウドツールを使う事をオススメします。
また、Excelだけでは真実性の確保が不十分なので、電子取引をExcelのみで対応するのは不可能です。事務処理規程の備え付けやタイムスタンプが付与できるサービスの併用が必要になります。
法改正により税務調査時にデータダウンロードに応じる場合は範囲指定検索・複数項目を組み合わせた検索機能は不要と、要件が緩和されました。
低コストでの運用は事務処理規程が必要
できるだけコストを抑えて運用する場合は、事務処理規程の備え付けで対応する方法がおすすめです。
事務処理規程とは電子帳簿保存法に則ってダウンロードした取引データや電子帳簿などを保存するための取り決めです。事務処理規程には企業における保存対象の書類、保存と管理における責任者などを明記します。
・削除・訂正を禁止する電子データの対象
・やむを得ず削除・訂正する場合の取り決めや手順
・データ管理責任者および処理責任者の明確化
事務処理規程があると運用フローが明確化し業務効率アップに繋がり、スムーズに引継ぎを進められるなどの利点もあります。
社内業務の電子化で効率アップ
ここまでの説明で、電子帳簿保存法の対応は準備が大変という印象かと思います。
しかし、電子帳簿保存法の対応は社内にメリットももたらします。例えば膨大な紙の中から、目当ての1枚を探すのに多大な手間や時間をかけた経験はないでしょうか？その点、帳簿書類を電子データとして保存しておけば、検索機能で目当ての書類を簡単に見つけ出すことが可能です。
帳簿書類のデータを管理するだけではなく、自動仕訳・自動読取・ワークフロー機能など多機能なシステムを導入することで、更なる業務の効率化が図れます。
電子帳簿保存を対応するメリットも伝えておくと、社内でも取り組みやすくなる事でしょう。
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